Zuletzt aktualisiert am 24. October 2026
Ein Schichtplan in Excel besteht aus vier Teilen: einer Tabelle der Schichtarten, einem Muster je Gruppe, einem Kalender, der das Muster über das Jahr legt, und einem Monatsplan mit Namen. Wer diese Teile trennt, ändert eine Schichtzeit an einer einzigen Stelle und alle Stunden rechnen sich neu. Unten gibt es die fertige Vorlage zum Herunterladen.
Die Grundidee: Nicht jeden Tag von Hand eintragen, sondern einen Zyklus einmal festlegen und per Formel auf den Kalender übertragen. Die Kernformel ist =INDEX(Muster;REST(Datum-Zyklusbeginn;Zykluslänge)+1). Stunden und Nachtstunden kommen per SVERWEIS aus der Schichtartentabelle. Daraus lassen sich Wochenstunden, Ruhezeiten, Nächte in Folge und freie Sonntage automatisch prüfen. Die Vorlage unten enthält das alles, ohne Makros.
Schichtplan-Vorlage für Excel herunterladen (.xlsx)
Kostenlos, ohne Makros, ohne Anmeldung. Läuft in Excel und LibreOffice.
Aus welchen Blättern besteht ein guter Schichtplan?
Die Vorlage hat sechs Blätter. Jedes hat eine Aufgabe, und nur drei davon braucht man zum Ausfüllen.
| Blatt | Inhalt | Ausfüllen? |
|---|---|---|
| Einstellungen | Jahr, Monat, Zyklusbeginn, Zykluslänge, Nachtzeit | Ja |
| Schichten | Code, Beginn, Ende, unbezahlte Pause; Arbeitszeit und Nachtstunden per Formel | Ja |
| Muster | Zyklus je Gruppe ab Tag 1, mit Prüfung der Tagesabdeckung | Ja |
| Jahr | Kalender je Gruppe mit Ruhezeit, Tagen und Nächten in Folge | Nein |
| Auswertung | Jahreswerte je Gruppe und Stunden je Monat | Nein |
| Monatsplan | Namen, Gruppe, Schichten des Monats, Tagesbesetzung | Namen und Gruppe |
Gelbe Zellen mit blauer Schrift sind Eingaben. Alles andere sind Formeln.
Wie legt man die Schichtarten an?
Jede Schicht bekommt einen kurzen Code, eine Anfangs- und eine Endzeit. Die Arbeitszeit rechnet Excel selbst, auch über Mitternacht:
=REST(Ende-Beginn;1)*24-Pause/60
REST(…;1) sorgt dafür, dass eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 acht Stunden ergibt und nicht minus sechzehn. Die Pause wird nur abgezogen, wenn sie unbezahlt ist. Muss jemand am Arbeitsplatz bleiben, zählt die Pause als Arbeitszeit. Die Mindestpausen stehen unter Pausen bei Schichtarbeit.
Die Nachtstunden rechnet die Vorlage als Überschneidung der Schicht mit der Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr. Wer einen verschobenen Tagesrahmen hat, ändert die Nachtzeit in den Einstellungen. Was als Nachtarbeit gilt, erklärt Ab wann gilt Arbeit als Nachtarbeit?
Wie überträgt man das Muster auf den Kalender?
Mit der Funktion REST. Sie gibt an, an welchem Tag des Zyklus ein Datum liegt:
=INDEX(Muster!$C$6:$BF$6;REST(A5-Zyklusbeginn;Zykluslänge)+1)
Bei einem Zyklus von acht Tagen ergibt der Zyklusbeginn den Wert 1, der Tag danach 2 und der neunte Tag wieder 1. Das funktioniert auch für Daten vor dem Zyklusbeginn, weil REST in Excel bei negativen Zahlen richtig zurückrechnet. Für jede Gruppe zeigt die Formel auf ihre eigene Zeile im Muster.
So muss jede Gruppe nur einmal eingetragen werden. Wer den Rhythmus ändert, ändert das Muster, und der ganze Jahresplan folgt. Welche Muster sich bewährt haben, zeigen die Schichtplan-Vorlagen mit Grafik und Kennzahlen.
Eine Schicht gehört zum Datum, an dem sie beginnt. Eine Nachtschicht von Montag 22 Uhr bis Dienstag 6 Uhr steht in der Vorlage am Montag. Manche Betriebe schreiben die Nacht an das Enddatum. Beides ist möglich, aber innerhalb einer Tabelle muss eine Regel gelten. Sonst stimmen Ruhezeiten und freie Sonntage nicht.
Wie rechnet Excel die Ruhezeit zwischen zwei Schichten?
Aus dem Ende der letzten Schicht und dem Beginn der nächsten. Die Vorlage führt dafür je Gruppe eine Spalte mit Beginn und Ende als vollständigem Zeitpunkt, also Datum plus Uhrzeit. Eine Hilfsspalte merkt sich das Ende der letzten gearbeiteten Schicht, auch über freie Tage hinweg. Die Ruhezeit ist dann:
=(Beginn-LetztesEnde)*24
Werte unter 11 Stunden werden rot. Das Arbeitsgesetz verlangt 11 Stunden; einmal pro Woche darf die Ruhezeit auf 8 Stunden sinken, wenn sie im Durchschnitt von zwei Wochen 11 Stunden erreicht. Einzelheiten unter Ruhezeit zwischen Schichten.
Welche Prüfungen sollte die Tabelle enthalten?
Das Blatt Auswertung zeigt je Gruppe für das ganze Jahr:
- Ø Wochenstunden — Arbeitsstunden geteilt durch Kalendertage mal sieben. Rot über 45 Stunden.
- Kürzeste Ruhezeit und Ruhezeiten unter 11 Stunden — die Zahl der verkürzten Ruhezeiten im Jahr.
- Tage in Folge und Nächte in Folge — als Zähler, der an jedem Arbeitstag um eins steigt und an freien Tagen auf null fällt.
- Nachtdienste — wichtig für die Schwelle von 25 Nächten pro Jahr, ab der Zeitzuschlag und medizinische Untersuchung greifen.
- Freie Sonntage — ein Sonntag gilt als frei, wenn zwischen 6 und 16 Uhr nicht gearbeitet wird. Im ununterbrochenen Betrieb sind 26 pro Jahr vorgeschrieben.
Im Blatt Muster prüft eine Abdeckungszeile, ob jede Schicht an jedem Tag des Zyklus besetzt ist. Im Monatsplan zählt =ZÄHLENWENN(C6:C25;"F") die eingeteilten Personen je Schicht und vergleicht sie mit dem Soll.
Die Prüfungen helfen beim Planen, ersetzen aber keine rechtliche Prüfung. Gesamtarbeitsverträge und Branchenregeln können abweichen. Nacht- und Sonntagsarbeit brauchen in vielen Betrieben eine Bewilligung, siehe Wann braucht Nachtarbeit eine Bewilligung? Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Wie zählt man Stunden und Schichttage pro Person?
Im Monatsplan stehen die Codes einer Person in einer Zeile. Die Stunden des Monats ergeben sich, ohne Hilfsspalte, mit:
=SUMMENPRODUKT(SUMMEWENN(Codes;C6:AG6;Stunden))
SUMMEWENN sucht für jeden Tag die Stunden des Codes, SUMMENPRODUKT addiert sie. Die Zahl der Schichttage zählt nur Codes mit mehr als null Stunden, damit Frei und Ferien nicht mitzählen. Diese Zahl braucht man auch für die Steuererklärung: Für Tage mit durchgehender Schicht- oder Nachtarbeit gibt es einen Abzug für Mehrkosten der Verpflegung, siehe Sind Schichtzulagen steuerpflichtig?
Was sind die häufigsten Fehler?
- Uhrzeiten als Text. „06:00″ mit Apostroph oder aus einer Kopie ist Text und rechnet nicht. Die Zelle muss als Uhrzeit formatiert sein.
- Nachtschicht ohne REST.
Ende-Beginnergibt bei Schichten über Mitternacht eine negative Zahl. - Wochentage mit TEXT.
=TEXT(A5;"TTT")funktioniert nur in deutschem Excel. Die Vorlage nutztWAHL(WOCHENTAG(A5;2);"Mo";…), das in jeder Sprache läuft. - Jeden Tag von Hand. Wer den Plan direkt in den Kalender tippt, muss bei jeder Änderung alles neu tippen. Das Muster gehört an eine Stelle.
- Abweichungen ohne Spur. Ferien und Tausch überschreiben in der Vorlage die Formel der betroffenen Zelle. Das ist gewollt, aber man sollte es sehen: Am besten die Zelle zusätzlich markieren oder einen Kommentar setzen.
Wann reicht Excel nicht mehr?
Excel eignet sich für feste Rhythmen mit einer überschaubaren Zahl von Gruppen. Schwierig wird es bei vielen individuellen Wünschen, bei Qualifikationen, die in jeder Schicht vorhanden sein müssen, oder wenn mehrere Personen gleichzeitig am Plan arbeiten. Dann wachsen die Ausnahmen schneller als die Formeln. Einen Überblick über die Werkzeuge gibt Schichtplan erstellen.
💬 Meine Einschätzung
Ich habe 17 Jahre lang in einem Schweizer Produktionsbetrieb Schichtpläne erstellt, darunter eigene Modelle, die beim SECO eingereicht und genehmigt wurden. Meine Einschätzung: Für einen festen Rhythmus ist eine Tabelle das richtige Werkzeug, weil jede Zahl offen sichtbar ist und jede Formel nachgeprüft werden kann. Entscheidend ist die Reihenfolge — erst das Muster durchrechnen, dann Namen einsetzen. Mir war dabei die Zahl der freien Wochenenden immer am wichtigsten, und die sieht man erst, wenn das Muster über ein ganzes Jahr läuft.
- Vier Teile trennen: Schichtarten, Muster, Kalender, Monatsplan.
- Kernformel: INDEX auf das Muster mit REST(Datum−Zyklusbeginn; Zykluslänge)+1.
- Arbeitszeit über Mitternacht mit REST(Ende−Beginn; 1)×24.
- Ruhezeit aus Beginn minus Ende der letzten Schicht; unter 11 Stunden markieren.
- Eine Regel für Nachtschichten: Datum des Beginns oder des Endes, nie gemischt.
- Kostenlose Vorlage mit allen Formeln oben auf dieser Seite.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Schichtplan-Vorlage für Excel?
Ja, oben auf dieser Seite. Sie ist kostenlos, enthält keine Makros und läuft auch in LibreOffice.
Funktioniert die Vorlage in englischem Excel?
Ja. Excel übersetzt die Funktionsnamen automatisch. Aus REST wird MOD, aus SVERWEIS wird VLOOKUP.
Kann ich mehr als fünf Gruppen planen?
Die Vorlage hat fünf Gruppen und Zyklen bis 56 Tage. Für mehr Gruppen lassen sich die Zeilen im Muster und die Blöcke im Jahresblatt kopieren.
Wie trage ich Zwölfstundenschichten ein?
Die Codes T12 und N12 sind vorbereitet. Im ununterbrochenen Betrieb sind Zwölfstundenschichten nur zwischen Freitagabend und Montagmorgen zulässig; die Vorlage prüft das nicht, also nur an Samstagen und Sonntagen eintragen. Wie Zwölfstundenmodelle aufgebaut sind, zeigt Das Zwölfstundenmodell.
Kann ich die Vorlage für ein Bewilligungsgesuch verwenden?
Für den ununterbrochenen Betrieb verlangt das SECO das Schichtmodell nach eigener Excel-Vorlage. Diese Vorlage hilft beim Durchrechnen vorab, ersetzt die SECO-Vorlage aber nicht.
Quellen
- Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11), Artikel 9, 15, 15a, 17b und 17c — Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Nachtarbeit
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Artikel 31, 34 und 36–38 — Nachtarbeit, Schichtwechsel, ununterbrochener Betrieb
- SECO, Checkliste Arbeitszeitbewilligungen — Schichtmodell als Excel-Datei im Gesuch
- Microsoft Support, Funktionen REST, INDEX, SVERWEIS, SUMMEWENN und SUMMENPRODUKT
Zuletzt geprüft: 19. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
